O ditado já diz: “não existem almoços grátos”, mas em muitos países o fornecimento de um vale de refeição ou de alimentos gratuitos no local de trabalho é um benefício bem estabelecido em que muitos trabalhadores dependem. A origem destes regimes varia consoante os países, mas muitos deles tornaram-se parte integrante da remuneração da mão-de-obra e dos salários internacionais.
Na Europa, muitos programas têm suas raízes em tempos difíceis, imediatamente após o final da Segunda Guerra Mundial, quando a prestação de pelo menos uma refeição quente por dia para reforçar a força de trabalho (e, por extensão, a sua produtividade) foi uma grande preocupação do governo. Em contrapartida, no México, foi adotada a lei da assistência alimentar aos trabalhadores (Ley de Ayuda Alimentaria para los Trabajadores, LAAT) para promover e regulamentar a implementação de regimes de ajuda alimentar com o objectivo de proteger a saúde dos trabalhadores, melhorar o seu estatuto nutricional e prevenir doenças relacionadas com a má nutrição.
Embora as regras operacionais variem inevitavelmente de país para país, os princípios gerais são muito semelhantes. Embora em teoria os empregadores poderiam emitir seus próprios vouchers, uma indústria inteira desenvolveu nos últimos anos para facilitar a produção de vouchers de refeição e programas de resgate, aliviando as empresas da necessidade de se envolver diretamente com varejistas e gerenciar o reembolso. Há uma série de grandes operadores no mercado global de cupões, incluindo a Sodexo, Alelo e a Edenred, mas uma empresa também poderia usar um fornecedor local que só opera nesse país, como a Erzsebet Utalvany, na Hungria.
As etapas típicas do processo de emissão dos vales-refeição são as seguintes:
- Verificar o número de dias de trabalho em que o trabalhador participou no trabalho (sem incluir ausências remuneradas, tais como férias)
- Deduzir qualquer contribuição do empregado para o custo do voucher do seu pagamento
Entregar os dados de pagamento e atendimento ao Provedor de voucher - O fornecedor do voucher emitirá então os vouchers, o que poderia ser feito com um simples documento em papel entregue no local de trabalho ou através de um sistema eletrônico mais sofisticado que utiliza um cartão voucher
- Comunicar os vales emitidos às autoridades fiscais e de segurança social através dos relatórios sobre os salários
Isto poderia dar origem a uma tarefa administrativa significativa para o empregador, então por que uma empresa faria o esforço? A resposta reside nos benefícios fiscais disponíveis. Pelo fornecimento de vales, como uma parte regular do pacote de recompensa ou um salário-sacrifício base (por meio do qual os funcionários desistir de uma parte do dinheiro de salário em troca de um voucher), a base tributável para o empregado no cálculo da folha de pagamento vai cair, resultando em que o empregado desfrutar de mais lucro do que poderia ser conseguido simplesmente pagando a mesma quantidade de dinheiro. O empregador também ganhará, uma vez que o voucher é muitas vezes isento das taxas de seguro social do empregador.